Rejestracja spółki w Polsce jako cudzoziemiec – najważniejsze pytania i odpowiedzi

Zagraniczni inwestorzy mogą co do zasady założyć w Polsce spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub inną spółkę kapitałową bez konieczności zamieszkania w Polsce. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej warunki zależą jednak od obywatelstwa i statusu pobytowego. Nowo rejestrowane firmy w Polsce muszą również spełnić wymagania dotyczące PKD 2025 i e-Doręczeń. Samo posiadanie firmy nie daje prawa pobytu ani prawa do pracy w Polsce, a wobec zagranicznych członków zarządu mogą mieć zastosowanie odrębne przepisy pobytowe i dotyczące zatrudnienia.

Zainteresowanie Polską jako miejscem prowadzenia biznesu przez zagranicznych inwestorów systematycznie rośnie. Decydują o tym nie tylko korzystne warunki gospodarcze i relatywnie niskie koszty operacyjne, ale też centralne położenie w Europie i coraz bardziej przyjazna administracja. Nic dziwnego, że coraz więcej obcokrajowców decyduje się na rejestrację spółki w Polsce.

Przed wejściem na polski rynek warto poznać podstawowe zasady – kto może założyć spółkę, jakie są warunki formalne i jak przebiega cały proces. Poniżej przedstawiamy najczęstsze pytania, z którymi spotykamy się w praktyce – i konkretne odpowiedzi oparte na aktualnych przepisach oraz doświadczeniu naszych specjalistów.

---

---

Q&A – najczęstsze pytania dotyczące rejestracji spółki przez cudzoziemców w Polsce

Kto może założyć spółkę w Polsce?

Każdy cudzoziemiec – niezależnie od obywatelstwa – może założyć w Polsce spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), prostą spółkę akcyjną (P.S.A.), spółkę akcyjną (S.A.), spółkę komandytową (sp.k.) lub spółkę komandytowo-akcyjną (S.K.A.).

Obywatele państw UE/EOG, Szwajcarii i USA mogą co do zasady prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy. W przypadku obywateli innych państw prawo do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki jawnej lub partnerskiej zależy od posiadania odpowiedniego statusu pobytowego lub innego uprawnienia wynikającego z polskich przepisów.

Czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pobyt, aby prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?

Założenie lub posiadanie polskiej spółki samo w sobie nie wymaga, aby zagraniczny wspólnik mieszkał w Polsce. Należy jednak odróżnić posiadanie spółki od prawa pobytu i osobistego wykonywania funkcji zarządczych w Polsce. Obywatel państwa trzeciego, który fizycznie wykonuje obowiązki związane z zarządzaniem spółką na terytorium Polski, musi posiadać legalną podstawę pobytu i – w zależności od swojego statusu oraz okresu wykonywania działalności – może również potrzebować zezwolenia na pracę.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r. zezwolenie na pracę dla określonych funkcji w organach spółek co do zasady nie jest wymagane, jeżeli pobyt związany z pełnieniem tej funkcji nie przekracza łącznie sześciu miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Jakie formy prawne działalności są dostępne dla cudzoziemców?

Cudzoziemcy mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce w kilku formach prawnych – zależnie od obywatelstwa oraz statusu pobytowego. W praktyce najczęściej wybieraną formą przez cudzoziemców jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Dostępne są również:

• prosta spółka akcyjna (P.S.A.) – atrakcyjna dla startupów,
• spółka akcyjna (S.A.) – raczej dla dużych projektów,
• spółka komandytowa (sp.k.) / komandytowo-akcyjna (S.K.A.) – często wykorzystywane w strukturach holdingowych,
• oddział zagranicznego przedsiębiorstwa – pod warunkiem, że pozwalają na to umowy międzynarodowe.

Natomiast formy takie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka jawna czy partnerska są dostępne dla obywateli UE/EOG, Szwajcarii i USA oraz dla cudzoziemców posiadających odpowiedni status pobytowy lub inne uprawnienie wynikające z polskich przepisów.

Czy cudzoziemcy muszą być w Polsce, żeby założyć firmę?

Nie. W wielu przypadkach zagraniczny inwestor może przeprowadzić proces rejestracji spółki w Polsce bez osobistej obecności w kraju. Dostępna procedura zależy od wybranej formy prawnej oraz sposobu zawarcia dokumentów założycielskich spółki.

System S24 umożliwia obecnie rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółki jawnej, spółki komandytowej oraz prostej spółki akcyjnej (P.S.A.). Spółka akcyjna (S.A.) nie jest zakładana przez system S24; wniosek o jej rejestrację składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS).

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej online wymaga elektronicznego środka identyfikacji i podpisu akceptowanego przez polski system rejestracyjny. Profil Zaufany wymaga posiadania numeru PESEL, natomiast w zależności od procedury mogą być dostępne również inne metody podpisu elektronicznego.

Od 1 listopada 2026 r. wnioski o rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) będą składane wyłącznie elektronicznie.

Firma getsix® oferuje kompleksowe wsparcie dla cudzoziemców – od przygotowania dokumentów po reprezentację w całym procesie rejestracji, również w trybie zdalnym.

Rejestracja spółki w Polsce – co jest potrzebne?

Aby cudzoziemiec mógł zarejestrować spółkę w Polsce, potrzebne są następujące dokumenty i informacje:

• ważny paszport lub inny wymagany dokument tożsamości, z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski, jeśli jest wymagane,
• dane wspólników i członków zarządu,
• umowa spółki – notarialna lub elektroniczna (S24),
• adres siedziby spółki na terenie Polski,
• odpowiednie kody Polskiej Klasyfikacji Działalności 2025 (PKD 2025),
• dane wymagane do utworzenia lub rejestracji adresu do e-Doręczeń spółki,
• oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego (min. 5 000 zł dla sp. z o.o.),
• zgody członków zarządu na objęcie funkcji i lista wspólników,
• uwierzytelnione tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych na język polski, jeśli są wymagane w danej procedurze rejestracyjnej,
• ewentualne pełnomocnictwo – jeśli rejestrację przeprowadza inna osoba.

W zależności od wybranej formy rejestracji i sytuacji cudzoziemca mogą być wymagane dodatkowe załączniki – np. podpis elektroniczny, dokumenty dotyczące siedziby spółki czy potwierdzenia uiszczenia opłat.

Czy cudzoziemcy mogą założyć spółkę jednoosobową?

Tak – cudzoziemiec może prowadzić działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub jednoosobowej spółki kapitałowej, jednak warunki zależą od wybranej formy prawnej i obywatelstwa.

Jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą założyć osoby posiadające obywatelstwo państwa UE/EOG, USA lub Szwajcarii, a także cudzoziemcy posiadający odpowiedni status pobytowy lub inne uprawnienie wynikające z polskich przepisów.

Jednoosobową spółkę kapitałową, np. spółkę z o.o. lub prostą spółkę akcyjną (P.S.A.), może natomiast zarejestrować każdy cudzoziemiec – również spoza UE.

Jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością podlega dodatkowym obowiązkom wynikającym z polskich przepisów. W szczególności jedyny wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest dla celów polskich ubezpieczeń społecznych traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność.

Ponadto, jeżeli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynności prawne pomiędzy nim a spółką co do zasady wymagają formy aktu notarialnego, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Jak wygląda proces rejestracji spółki w Polsce?

Niezależnie od wybranej formy prawnej – spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej, komandytowej czy jawnej – proces rejestracji spółki w Polsce obejmuje następujące kroki:

1. Przygotowanie kluczowych danych i decyzji dotyczących spółki (forma prawna, wspólnicy, organy, nazwa spółki, siedziba, zakres działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności 2025 (PKD 2025) oraz struktura właścicielska i zarządcza).
2. Zawarcie umowy spółki – u notariusza lub online przez system S24.
3. Wniesienie wymaganego kapitału lub innych wkładów zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranej formy prawnej i trybu rejestracji.
4. Powołanie zarządu i ewentualnych innych organów.
5. Złożenie wniosku o rejestrację do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wraz z danymi wymaganymi do utworzenia lub rejestracji adresu do e-Doręczeń spółki.
6. Automatyczne nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) i numeru REGON, a następnie – jeśli jest to wymagane – przekazanie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 oraz, w przypadku podmiotów objętych tym obowiązkiem, zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w terminie 14 dni od wpisu do KRS.
7. (jeśli dotyczy) Rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz rejestracja do VAT.

Cały proces może zająć od kilku dni do kilku tygodni – w zależności od trybu rejestracji, formy spółki i kompletności dokumentów.

Ile kosztuje rejestracja spółki w Polsce?

Koszt rejestracji spółki w Polsce zależy od formy prowadzenia działalności, skali działalności oraz zakresu usług. Warto omówić szczegóły indywidualnie z doradcą.

Podstawowe opłaty związane z rejestracją spółki to:

• 500 zł – standardowa opłata sądowa za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub 250 zł w przypadku kwalifikujących się spółek rejestrowanych z wykorzystaniem wzorca umowy w systemie S24,
• dodatkowe koszty mogą obejmować opłaty notarialne, tłumaczenia przysięgłe, kwalifikowany podpis elektroniczny, opłatę skarbową w wysokości 17 zł od pełnomocnictwa, jeśli ma zastosowanie, oraz wynagrodzenie za doradztwo lub reprezentację.

W zależności od formy prawnej i konkretnych okoliczności założenie spółki może również podlegać podatkowi od czynności cywilnoprawnych (PCC). Ustawowa stawka PCC dla umowy spółki wynosi co do zasady 0,5%.

Czy rejestracja firmy daje cudzoziemcowi prawo pobytu w Polsce?

Nie – rejestracja ani posiadanie firmy nie uprawniają cudzoziemca automatycznie do pobytu w Polsce. Zagraniczny przedsiębiorca, który chce mieszkać i prowadzić działalność gospodarczą w Polsce, musi posiadać legalną podstawę pobytu, np. odpowiednią wizę krajową lub zezwolenie na pobyt.

Posiadanie i aktywne rozwijanie firmy w Polsce może jednak stanowić podstawę do ubiegania się o:

• zezwolenie na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem spełnienia ustawowych wymogów. Mogą one obejmować określone kryteria dotyczące dochodu lub zatrudnienia albo – alternatywnie – wykazanie, że firma posiada wystarczające środki i podejmuje konkretne działania zmierzające do spełnienia tych kryteriów w przyszłości, np. poprzez inwestycje, innowacje lub tworzenie miejsc pracy,
• wizę krajową typu D, jeżeli spełnione są ustawowe warunki właściwe dla konkretnego celu pobytu.

W każdym przypadku prawo pobytu w Polsce jest oceniane niezależnie od posiadania firmy i zależy od indywidualnej sytuacji zagranicznego przedsiębiorcy. Dlatego przed złożeniem wniosku o legalizację pobytu warto zweryfikować odpowiednie wymogi imigracyjne.

Jak długo trwa rejestracja?

• Wnioski dotyczące spółek utworzonych przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 powinny, zgodnie z przepisami, zostać rozpoznane przez sąd rejestrowy w ciągu jednego dnia od ich złożenia.
• Pozostałe wnioski o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) powinny co do zasady zostać rozpoznane w ciągu siedmiu dni od ich złożenia.
• Faktyczne zakończenie procesu może potrwać dłużej, jeżeli sąd stwierdzi braki formalne, zażąda dodatkowych dokumentów lub konieczne będą dalsze czynności.

Czas potrzebny na uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zależy od dostawcy certyfikatu, kraju zamieszkania wnioskodawcy oraz procedury weryfikacji tożsamości.

W przypadku zagranicznych inwestorów należy również uwzględnić dodatkowy czas potrzebny na przygotowanie tłumaczeń przysięgłych, uzyskanie apostille lub legalizacji dokumentów zagranicznych, jeśli są wymagane, oraz udzielenie pełnomocnictw. W rezultacie cały proces – od przygotowania dokumentacji do wpisu w KRS – może zająć od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od wybranego trybu rejestracji i stopnia złożoności sprawy.

Czy cudzoziemiec może działać jako pełnomocnik?

Tak. Zarówno obywatel Polski, jak i cudzoziemiec może działać jako pełnomocnik podczas procesu rejestracji spółki w Polsce. Pełnomocnik może wykonywać wiele czynności w imieniu inwestora, w tym przygotowywać dokumenty i składać wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), o ile pozwalają na to właściwe przepisy proceduralne.

Nie każdy obowiązek ustawowy może jednak zostać powierzony pełnomocnikowi. W szczególności zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) musi zostać dokonane przez osobę ustawowo uprawnioną do reprezentacji podmiotu.

Wymagana forma pełnomocnictwa zależy od konkretnej czynności prawnej lub składanego dokumentu. Dokumenty obcojęzyczne mogą wymagać tłumaczenia przysięgłego na język polski, natomiast dokumenty wystawione za granicą mogą dodatkowo wymagać apostille lub legalizacji – zależnie od rodzaju dokumentu i kraju jego pochodzenia.

getsix® regularnie reprezentuje klientów zagranicznych jako pełnomocnik – zapewniając pełną zgodność z przepisami i sprawną komunikację z urzędami.

---

Rejestracja spółki w Polsce jako cudzoziemiec jest możliwa i – dzięki cyfryzacji – coraz łatwiejsza. Kluczowe jest jednak dobre przygotowanie, znajomość przepisów oraz sprawna organizacja formalności.

Chcesz mieć pewność, że Twoja spółka zostanie założona poprawnie, szybko i zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami. getsix® oferuje kompleksową obsługę rejestracji spółek w Polsce – w trzech językach, z pełnym wsparciem prawnym, księgowym i organizacyjnym.

---

***